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Merchant Name: WO SYSTEME

Customer Support Contact: support@wo-systeme.fr

Business address: 416 Rue Maryse Hilsz, 34430 Saint-Jean-de-Védas, France

VAT Number: FR15978499820

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MENTIONS LÉGALES ET CADRE RÉGLEMENTAIRE INTERNE

1. Structure Juridique et Personne Responsable (PR)

La mise sur le marché, la distribution et la commercialisation de l'ensemble de la gamme dermo-cosmétique de la société WO SYSTEME SAS (SIREN 978 499 820 RCS Montpellier, TVA FR15978499820, Présidence Ely Unluer, Direction Générale Noan Georges, co-direction de la publication Noan Georges et Ely Unluer, opérant de concert avec sa filiale WO SYSTEME LAB OPERATION DISTRICT SAS FRANCE) sont rigoureusement régies par le Règlement (CE) n° 1223/2009 du Parlement européen et du Conseil relatif aux produits cosmétiques, par la Loi de Santé Publique codifiée aux articles L. 5131-1 et suivants du Code de la santé publique, ainsi que par le socle réglementaire transverse encadrant la chimie, la sous-traitance industrielle, le droit des obligations et des contrats (Articles 1101 et suivants du Code civil), la responsabilité civile du fait des produits défectueux (Articles 1245 et suivants du Code civil) avec démarche de souscription d'une assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro Exploitation / Production) actuellement en cours de finalisation, l'environnement, la consommation, l'accessibilité et le droit du numérique.

Pour toute question administrative ou de direction, la Présidence est joignable à l'adresse ely.unluer@wo-systeme.fr et la Direction Générale à l'adresse noan-georges@wo-systeme.fr.

2. Encadrement de la Sous-traitance & Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF)

Lorsque WO SYSTEME SAS ou ses filiales font appel à des tiers pour la sous-traitance, le façonnage, le conditionnement ou la fabrication de certaines références, les relations avec les sous-traitants et façonniers sont strictly encadrées par des Contrats de Prestation de Services, des Cahiers des Charges Techniques et Qualité (Service Level Agreements - SLA) et des Accords de Confidentialité renforcés (Non-Disclosure Agreements - NDA) conformes à la protection du Secret des Affaires (Articles L. 151-1 et suivants du Code de commerce) et à la Loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance.

Ces accords contractuels définissent formellement le transfert des responsabilités opérationnelles tout en maintenant WO SYSTEME SAS en qualité d'unique Personne Responsable (PR) au sens de l'article 4 du Règlement (CE) n° 1223/2009. Conformément à l'article 8 du même Règlement et à la norme NF EN ISO 22716, chaque sous-traitant façonnier s'engage contractuellement au respect strict des Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF), fait l'objet d'audits qualité périodiques et s'oblige à fournir l'ensemble des certificats d'analyse (CoA), bulletins microbiologiques et Fiches de Données de Sécurité (FDS - Règlement CLP UE 2024/2865 / REACH CE 1907/2006) nécessaires à la constitution et à la mise à jour continue du Dossier d'Information Produit (DIP).

3. Dossier d'Information Produit (DIP), Notification CPNP et Cosmétovigilance

Chaque référence fait l'objet d'un Dossier d'Information Produit (DIP) individuel conservé pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la mise sur le marché du dernier lot, conformément à l'article 11 du Règlement (CE) n° 1223/2009. Ce dossier intègre la formule quantitative et qualitative sous nomenclature INCI, la justification de fabrication selon la norme NF EN ISO 22716 relative aux BPF [Art. 8 du Règlement (CE) n° 1223/2009], les bulletins d'analyses microbiologiques, les études de stabilité physico-chimique, les tests de compatibilité contenant/contenu, la validation de la protection microbiologique par Challenge Tests (NF EN ISO 11930), ainsi que le Rapport sur la Sécurité du Produit Cosmétique (CPSR / Annexe I du Règlement n° 1223/2009) établi et signé par un évaluateur habilité titulaire d'un diplôme de pharmacie, médecine ou toxicologie en application de l'article 10, paragraphe 2.

Préalablement à toute distribution, chaque formule fait l'objet d'une notification individuelle sur le portail européen CPNP (Cosmetic Products Notification Portal) au titre de l'article 13 du Règlement (CE) n° 1223/2009. Les sites d'emballage, de stockage ou de production font l'objet d'une déclaration d'établissement auprès de la DGCCRF en vertu de l'article L. 5131-2 du Code de la santé publique. De surcroît, une organisation permanente de Cosmétovigilance est déployée conformément à l'article L. 5131-5 du Code de la santé publique et à l'article 23 du Règlement Européen pour la collecte, l'évaluation et la déclaration sans délai de tout effet indésirable grave (EIG) auprès des autorités compétentes, incluant une procédure d'information ascendante immédiate imposée aux sous-traitants en cas de signalement ou d'anomalie de fabrication. Le point de contact dédié à la conformité scientifique, réglementaire et à la cosmétovigilance est accessible via conformite.scientifique@wo-systeme.fr.

4. Conformité Chimique, Formulation & Restrictions d'Ingrédients

En matière de formulation et de sécurité chimique, nos produits sont développés dans le strict respect du Règlement REACH (CE) n° 1907/2006 et du Règlement CLP révisé (UE) 2024/2865 pour le stockage et la manipulation des matières premières par les sous-traitants. Cela garantit l'exclusion des substances prohibées ou CMR (Annexe II du Règlement 1223/2009 et Règlement UE 2024/197), la conformité aux conditions d'usage des substances restreintes (Annexe III) ainsi qu'aux listes positives de conservateurs et filtres solaires (Annexes IV, V, VI).

S'y ajoutent l'absence totale de substances per- et polyfluoroalkylées (PFAS) sous le seuil analytique maximal de 50 ppm de Fluor Total en conformité avec l'article L. 524-1 du Code de l'environnement issu de la Loi n° 2025-188 du 27 février 2025 et de son Décret d'application n° 2025-1376 du 28 décembre 2025, l'absence de microplastiques ajoutés intentionnellement (Règlement UE 2023/2055), ainsi que la conformité au Règlement (UE) 2024/858 proscrivant certains nanomatériaux métalliques et restreignant l'hydroxyapatite (nano), avec notification CPNP spécifique 6 mois avant commercialisation selon l'article 16 du Règlement 1223/2009 sous l'annotation [nano] dans la liste INCI.

Le dispositif comprend également l'application des plafonds de concentration fixés par le Règlement (UE) 2024/996 pour les substances sensibles, incluant le Rétinol limité à 0,3 % en soin visage et 0,05 % en soin corps sous réserve de la mention d'avertissement réglementaire, l'Alpha-Arbutine, l'Arbutine, l'Acide Kojique, la Génistéine et la Daidzéine, outre l'interdiction stricte du 4-Methylbenzylidene Camphor (4-MBC) et du TPO (Oxyde de diphényl triméthylbenzoyl phosphine).

La transparence relative aux substances parfumantes allergisantes est assurée en conformité avec le Règlement (UE) 2023/1545 modifiant l'Annexe III du Règlement (CE) n° 1223/2009, imposant la mention obligatoire au sein de la liste INCI de plus de 80 allergènes et extraits naturels dès lors que leur concentration excède 0,001 % pour les produits sans rinçage et 0,01 % pour les produits rincés, selon un calendrier fixant une conformité d'étiquetage stricte pour tout nouveau produit mis sur le marché au plus tard le 31 juillet 2026, et le retrait ou l'écoulement définitif des anciens stocks d'ici le 31 juillet 2028.

5. Allégations Commerciales, Tests Cliniques et Intégrité des Données

En matière d'allégations et de communication commerciale, la société applique le Règlement (UE) n° 655/2013 définissant les 6 critères communs de conformité légale, de véracité, d'éléments probants, de sincérité, d'équité et de choix en connaissance de cause, l'interdiction stricte des allégations dénigrantes de type Sans parabènes ou Sans phtalates, l'interdiction absolue de faire la promotion de l'absence de tests sur animaux conformément à l'article 18 du Règlement (CE) n° 1223/2009, les Recommandations de l'ARPP, les directives européennes relatives à la transition écologique de la Directive UE 2024/825 proscrivant le greenwashing et les allégations environnementales génériques non certifiées, ainsi que le strict respect de la frontière médicale fixée par l'article L. 5111-1 du Code de la santé publique, excluant toute revendication thérapeutique au profit d'une terminologie cosmétique conforme du type apaise les peaux à tendance atopique ou atténue les rougeurs.

Toutes les allégations de type testé sous contrôle dermatologique, hypoallergénique, hydratation, protection barrière ou non comédogène reposent sur des preuves scientifiques probantes issues d'essais cliniques in vivo, d'études instrumentales biométrologiques ou d'essais d'efficacité conduits selon les normes ISO applicables, notamment ISO 24444, ISO 24442 et ISO 24443 pour le solaire et ISO 8589 pour l'évaluation sensorielle, sous la supervision de CRO certifiés ISO/IEC 17025 et ISO 9001. Pour garantir l'auditabilité et la force probante de ces études au sein du DIP face aux contrôles de la DGCCRF et de l'ANSM sous les articles L. 5131-7 et L. 5431-1 du Code de la santé publique, les protocoles respectent les lignes directrices des Bonnes Pratiques Cliniques de l'ICH E6, les exigences d'intégrité des données ALCOA+ et la traçabilité des lots d'essais certifiés ISO 22716, comprenant la traçabilité de chaque échantillon par numéro de lot et certificat d'analyse, le recueil du consentement éclairé du panel conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, la collecte eCRF horodatée non modifiable avec journal d'audit, les questionnaires structurés sur échelles de Likert ou EVA à échéances fixes, la validation statistique significative avec $p < 0{,}05$, ainsi que la consignation dans un rapport d'étude signé par le médecin investigateur. La coordination de la conformité scientifique de ces dossiers est assurée par conformite.scientifique@wo-systeme.fr.

6. Étiquetage, Information Précontractuelle et Éco-Conception

L'étiquetage des conditionnements primaire et secondaire répond aux prescriptions de l'article 19 du Règlement (CE) n° 1223/2009 ainsi qu'aux exigences d'information précontractuelle du Règlement sur la Sécurité Générale des Produits GPSR. Il comporte la raison sociale et l'adresse complète du siège social de la Personne Responsable établie au sein de l'UE, à savoir WO SYSTEME SAS, 416 Rue Maryse Hilsz, 34430 Saint-Jean-de-Védas, la contenance nominale, la traçabilité par numéro de lot et code GTIN ou EAN unique, les précautions d'emploi et avertissements de sécurité, la liste INCI intégrale comportant les allergènes, ainsi que l'indication de durabilité exprimée par la Date de Durabilité Minimale ou la Période Après Ouverture figurée par le pictogramme du pot ouvert.

Les engagements d'éco-conception et de responsabilité environnementale sont régis par la Loi AGEC n° 2020-105, le Décret n° 2021-835, et le Règlement Européen sur les Emballages PPWR intégrant la trajectoire vers le Passeport Numérique du Produit ainsi que l'adhésion à la filière REP Emballages ménagers auprès de Citeo et de l'ADEME. Sont obligatoirement apposés sur l'ensemble des emballages ménagers le logotype Triman et la signalétique unifiée Info-Tri de Citeo, les consignes de tri détaillées par élément, l'Identifiant Unique IDU délivré par l'ADEME, la trajectoire de réduction des plastiques à usage unique et d'intégration de matière recyclée post-consommation, l'interdiction stricte de faire figurer des mentions globales ou trompeuses telles que biodégradable ou respectueux de l'environnement, ainsi que le respect strict de l'interdiction de destruction des invendus.

7. Propriété Intellectuelle, Secret des Affaires et Droit à l'Image

Au titre de la propriété intellectuelle, de la protection de la marque, du droit à l'image et du secret des affaires, la marque WO SYSTEME ainsi que l'ensemble des dénominations, identités visuelles, brevets, procédés et formulations constituent des actifs protégés auprès de l'INPI sous le numéro 4906165 et à l'international selon les articles L. 711-1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle, sous protection numérique horodatée par enveloppe e-Soleau et réservation des noms de domaine associés.

Ces actifs sont protégés vis-à-vis des tiers, prestataires et façonniers par des clauses strictes de non-concurrence, de non-détournement, d'interdiction de rétro-ingénierie et de cession explicite des droits d'auteur pour tout visuel, design ou prestation externe, complétées par des contrats de licence de marque intra-groupe avec la filiale WO SYSTEME LAB OPERATION DISTRICT SAS FRANCE, et par le verrouillage juridique de la confidentialité sous le régime des Secrets d'Affaires. L'utilisation de visuels humains repose sur le recueil d'autorisations de droit à l'image conformes, tandis que tout visuel retouché, modifié ou généré par intelligence artificielle fait l'objet d'une mention claire et transparente à destination du public en application de la Loi SREN et du droit de la consommation.

8. Infrastructure Numérique, E-commerce & Droits des Consommateurs

L'exploitation de la plateforme de vente en ligne et de l'infrastructure numérique de WO SYSTEME SAS est soumise aux dispositions de la Loi pour la confiance dans l'économie numérique et de la Loi Sren. Le site est hébergé par la société Shopify Inc., située au Shopify Data Processing Park, 151 O'Connor Street, Ground Floor, Ottawa, Ontario K2P 2L8, Canada. L'affiliation auprès d'un médiateur de la consommation agréé B2C conformément aux articles du Code de la consommation est garantie, et l'information précontractuelle ainsi que l'accès à la liste INCI, aux précautions d'emploi et aux avertissements de sécurité sont assurés directement en ligne préalablement à la conclusion de toute transaction.

L'architecture e-commerce s'exécute en pleine conformité avec le RGPD incluant l'encadrement des sous-traitants Web et Data au titre de l'article 28, la Loi Informatique et Libertés modifiée pour les cookies de la CNIL, le recueil préalable d'un consentement explicite dédié pour tout diagnostic ou questionnaire de peau en ligne collectant des données de santé cutanée, le Digital Services Act proscrivant les interfaces trompeuses et encadrant la transparence des avis consommateurs, la Directive européenne sur l'accessibilité numérique garantissant la conformité WCAG 2.1 niveau AA, la Directive sur les Services de Paiement DSP2 assurant l'authentification forte du payeur, le régime fiscal de TVA e-commerce OSS et IOSS, ainsi que la législation garantissant un dispositif de résiliation des abonnements en trois clics.

La formation des contrats de vente à distance intègre la validation des CGV par double-clic, la mention obligatoire du bouton de commande avec obligation de paiement, les garanties légales de conformité et des vices cachés, ainsi que l'application stricte de l'exception légale excluant le droit de rétractation de 14 jours dès lors que le produit cosmétique a été désoperculé ou ouvert par le client postérieurement à la livraison pour de stricts motifs d'hygiène et de protection de la santé. Pour toute assistance relative aux commandes et au support e-commerce, les utilisateurs peuvent contacter l'équipe dédiée à l'adresse support@wo-systeme.fr.

9. Protection des Données Personnelles (RGPD) & Gouvernance

Le traitement, la conservation et la gouvernance des données à caractère personnel collectées par la société WO SYSTEME SAS et sa filiale WO SYSTEME LAB OPERATION DISTRICT SAS FRANCE via sa plateforme e-commerce, ses outils de relation client, ses questionnaires de diagnostic cutané et ses protocoles d'essais cliniques sont strictement exécutés en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données, la Loi Informatique et Libertés modifiée, les fiches-annuaires officielles consultables sur les bases publiques de l'État (annuaire-entreprises.data.gouv.fr) et les lignes directrices de la CNIL.

Conformément au principe de limitation de la conservation des données, les données d'identification et de contact des clients actifs sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale. À l'issue de cette période, en l'absence de nouvelle interaction ou d'achat, un archivage intermédiaire actif est appliqué pour une durée maximale de trois ans avant l'effacement ou l'anonymisation définitive des profils de prospection. Par dérogation impérative dictée par les obligations comptables, fiscales et légales, les pièces justificatives de transactions, les données de paiement et les factures afférentes aux ventes dermo-cosmétiques sont conservées de manière sécurisée et verrouillée pendant une durée minimale de dix ans.

Pour les données sensibles issues des diagnostics de peau en ligne ou des questionnaires de santé cutanée, la société recueille un consentement explicite, spécifique et préalable en application stricte de l'article 9 du RGPD, dont la traçabilité et l'horodatage sont conservés de manière sécurisée. Concernant l'exercice des droits des personnes concernées, chaque utilisateur dispose à tout moment d'un droit d'accès, de rectification, de limitation et d'un droit à l'effacement au titre de l'article 17 du RGPD, qui peut être exercé par notification auprès de la Personne Responsable, sous réserve de la conservation légale impérative des pièces comptables de dix ans.

Enfin, l'ensemble des prestataires techniques, sous-traitants web, solutions d'e-mailing et partenaires logistiques ou cliniques intervenant sur le traitement des données font l'objet d'un encadrement contractuel rigoureux par des clauses de sous-traitance conformes à l'article 28 du RGPD, garantissant la sécurité, l'intégrité et la confidentialité de l'actif informationnel de WO SYSTEME SAS. Pour toute réclamation, notification de suppression ou exercice des droits relatifs à la protection des données personnelles et au RGPD de l'entité ou de sa filiale, la correspondance doit être adressée à la cellule de conformité via conformite.scientifique@wo-systeme.fr ainsi qu'à la DPO / pôle données via rgpd.district@wo-systeme.fr.

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